Démarches administratives

Fiche pratique

Compte-rendu d'assemblée générale des copropriétaires (procès-verbal)

Vérifié le 26 novembre 2018 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

À la fin de chaque assemblée générale, un compte-rendu des décisions (procès-verbal) est rédigé par le syndic de copropriété. Chaque procès-verbal est inscrit au sein d'un registre spécial. La notification du procès-verbal aux copropriétaires n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.

Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale est établi à la fin de chaque séance.

Il doit être signé par :

  • le président de l'assemblée,
  • le secrétaire,
  • et le ou les scrutateurs.

Les procès-verbaux sont ensuite inscrits les uns à la suite des autres au sein d'un registre spécialement ouvert à cet effet par le syndic de copropriété.

Le syndic est tenu d'en délivrer une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.

Le procès-verbal doit mentionner :

  • le résultat des votes sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour,
  • les noms des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision, ainsi que leur nombre de voix,
  • les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions.

La feuille de présence de l'assemblée générale est annexée au procès-verbal.

La notification des procès-verbaux n'est pas obligatoire, sauf dans certains cas.

  • Copropriétaires opposants ou défaillants
  • Absence de désignation du conseil syndical

Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés) par :

  • lettre recommandée avec accusé de réception,
  • ou par voie électronique lorsque les copropriétaires ont donné expressément leur autorisation d'utiliser leur adresse électronique au syndic de copropriété.

L'envoi simple d'une copie du compte-rendu suffit pour les autres copropriétaires.

La notification fait courir le délai pour contester une décision d'assemblée générale devant le tribunal de grande instance (TGI).

  À savoir

l'action en contestation d'une décision d'assemblée générale doit impérativement être engagée dans un délai de 2 mois à partir de sa notification.

Lorsque les membres du conseil syndical n'ont pu être désignés au cours de l'assemblée générale (faute de candidats ou de majorité requise), le procès-verbal de la décision doit être notifié dans un délai d'1 mois à tous les copropriétaires de l'immeuble :

  • par lettre recommandée avec accusé de réception,
  • ou par voie électronique lorsque les copropriétaires ont donné expressément leur autorisation d'utiliser leur adresse électronique au syndic de copropriété.

Tous les occupants doivent être informés des décisions de l'assemblée générale ayant une influence sur les conditions d'occupation de l'immeuble. Cela concerne, par exemples, les décisions relatives :

  • à l'entretien de l'immeuble et aux travaux de toute nature,
  • à la présence du personnel ou de prestataires (ménage, entretien de l’ascenseur...). Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu. De plus, une décision sur le licenciement du gardien ou tout autre employé de l'immeuble ne peut pas être transmise aux occupants avant que la personne concernée en ait été elle-même informée.

Ces informations doivent être affichées dans les parties communes.

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